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中学生でもわかる「電子帳簿保存法」のまとめ 〜領収書のファイル名だけで、どこまで対応できるの？〜

メールで届いたPDFの請求書。ネットショップでダウンロードした領収書。
これ、みなさんはどうしていますか？

「とりあえずデスクトップのフォルダに入れてある」
「念のため印刷して、紙でファイルしてある」

…じつはどちらも、それだけでは「電子帳簿保存法」のルールを満たしていない可能性があります。

とはいえ、身構える必要はありません。この法律は、ポイントさえつかめば中学生でも理解できる、とてもシンプルな話なんです。
この記事では「そもそも何のための法律なの？」というところから順番に、ひとつずつ積み上げて説明していきますね。

第1章 そもそも電子帳簿保存法って、何の法律？

まず大前提から確認しておきましょう。

商売をしている人（会社も、個人事業主やフリーランスも）は、もともと「領収書や請求書は、あとで税務署が確認できるように取っておきなさい」と税金の法律で決められています。
これは電子帳簿保存法ができるずっと前からあるルールです。

では、電子帳簿保存法は何を決めているのか？
ひとことで言うと、「データで受け取ったものは、データのまま、ちゃんと取っておきなさい」というルールです。

たとえば郵便で届いた手紙を想像してみてください。
紙の手紙なら、そのまま引き出しにしまっておけばいいですよね。
では「メールで届いた手紙」はどうでしょう？ これを印刷して引き出しにしまっても、それは「コピー」であって「届いたもの そのもの」ではありません。

そこで国は、「データで届いたものは、届いたデータそのものを保存してね」と決めたわけです。
ここが、この法律のいちばん大事な考え方になります。

ここがポイント！
紙で受け取ったもの → 紙のまま保存（今までどおり）
データで受け取ったもの → データのまま保存（これが電子帳簿保存法の中心）

第2章 「データで受け取ったもの」って、具体的にどれ？

法律では、データでやりとりする取引のことを「電子取引」と呼んでいます。
国税庁は、たとえば次のようなものが電子取引にあたると説明しています。

こんなとき保存するもの
メールに請求書のPDFが添付されてきた添付されたPDF
ネットショップやWebサービスで領収書をダウンロードしたダウンロードした領収書（画面のスクリーンショットでも可）
請求書を受け取るクラウドサービスを使っているそのサービス上の請求書データ
クレジットカードの利用明細をWebで見ている利用明細のデータ
スマホ決済アプリで支払ったアプリの利用明細
ネットバンキングで振り込んだ振込日・金額・振込先がわかるデータ

「え、こんなに？」と思った人も多いかもしれませんね。
そうなんです。今の時代、仕事のお金のやりとりの多くは「電子取引」なんです。

よくある勘違い①「ダウンロードしなければセーフ」

「サイトから領収書をダウンロードしなければ、保存しなくていいのでは？」と考える人がいます。
でも国税庁は、サイト上で領収書を見られる状態になった時点で「受け取った」ことになると説明しています。
郵便受けに手紙が入った時点で「届いた」ことになるのと同じ考え方ですね。

第3章 いつから始まったの？

ここは誤解が多いので、時間の流れで整理しておきましょう。

時期何が起きた？
2022年1月データで受け取ったものはデータで保存することが義務になった（印刷して紙で取っておく方法は廃止）
2022年1月〜2023年12月準備期間として、事実上は印刷保存でもOKという「宥恕（ゆうじょ）措置」があった
2024年1月〜準備期間が終わり、本格的にスタート

つまり「2024年1月から義務になった」と言われることが多いのですが、正確には「2022年に義務になり、2024年から言いわけがきかなくなった」というイメージです。

よくある勘違い②「印刷しちゃダメなの？」

ダメではありません。
データをきちんと保存したうえで、自分の管理のために印刷しておくのは問題ありません。
ダメなのは「印刷したから、データは消していいや」と紙だけを残すことです。これだと保存義務を果たしていないことになり、青色申告の承認を取り消される対象にもなり得ます。

第4章 データで保存するときの「3つのルール」

では、「データのまま保存」すればそれで終わりかというと、そうではありません。
保存のしかたにも、3つのルールがあります。

これは「図書館」をイメージするとわかりやすいです。
図書館の本は、①勝手に書きこまれていない、②ちゃんと読める、③読みたい本をすぐ探せる、という状態になっていますよね。
電子帳簿保存法が求めているのも、まさにこの3つなんです。

ルール図書館でいうと具体的には
① 真実性（しんじつせい）本に勝手に書きこまれていないデータを勝手に書きかえられないようにする
② 可視性（かしせい）本がちゃんと読めるパソコンやディスプレイ、プリンタで、すぐに見たり印刷したりできる
③ 検索性（けんさくせい）読みたい本をすぐ探せる日付・金額・取引先で、データを探し出せる

① 真実性：4つの方法から1つを選ぶ

「書きかえられないようにする」方法は、次の4つからどれか1つを選べばOKです。

  • タイムスタンプが付いたデータを受け取る
  • 受け取ったあと、自分でタイムスタンプを付ける
  • 書きかえると記録が残る（または書きかえられない）システムで受け取って保存する
  • 「勝手に書きかえ・削除しません」という社内ルール（事務処理規程）を作って、そのとおりに運用する

お金をかけずに対応したい個人事業主やフリーランスにとって、いちばん現実的なのは4つめの事務処理規程です。
「規程なんて書けないよ」と思うかもしれませんが、安心してください。国税庁が個人事業者用のひな形（サンプル）を公開しています。中身は1ページに満たない短いもので、日付などを埋めればすぐに使えます。

② 可視性：ふだん使っているパソコンで十分

ディスプレイやプリンタの性能・台数に決まりはありません。
スマホだけで仕事をしている人でも、税務調査のときに近くのコンビニのプリンタなどで速やかに印刷できれば、プリンタを持っていなくても大丈夫とされています。

③ 検索性：ここで「ファイル名」が登場します

3つめの「すぐ探せる」がこの記事の本題です。章を分けて、くわしく見ていきましょう。

第5章 「すぐ探せる」とは、どういう状態？

国税庁は、「すぐ探せる」とは次の3つができる状態だと説明しています。

できなければいけないこと例
要件A「日付」「金額」「取引先」で探せる「株式会社サンプル」の請求書を探す
要件B日付と金額は「範囲」で探せる「10月1日〜10月31日」「1万円〜5万円」で探す
要件C2つ以上の条件を組み合わせて探せる「10月」かつ「株式会社サンプル」で探す

「範囲で探す」とか「組み合わせて探す」とか、パソコンのファイル検索だけでできるのかな…と不安になりますよね。
じつは、ここに大事なしくみがあります。

ここがポイント！
税務調査のときに、税務職員から「このデータを提出してください（ダウンロードの求め）」と言われたら、すぐに提出できるようにしておけば、要件Bと要件Cはいらなくなります。
つまり、残るのは要件A「日付・金額・取引先で探せる」だけになるんです。

そして、この要件Aを、専用のシステムを使わずにいちばん手軽に満たす方法が、「ファイル名に日付・取引先・金額を入れておく」というやり方なんです。

もし「範囲」や「組み合わせ」でも探せるようにしたいなら、Excelなどの表計算ソフトで一覧表（索引簿）を作る方法もあります。こちらは、範囲指定も組み合わせも表計算ソフトの機能で満たせます。

第6章 電帳法に沿ったファイル名の付け方

基本の形

形はとてもシンプルです。

日付_取引先_金額

国税庁の一問一答（令和8年7月版）では、次のような例が紹介されています。

2021年1月31日に株式会社霞商店から受け取った110,000円の請求書
→ 20210131_㈱霞商店_110000

日付は和暦でも西暦でもかまいませんが、混ぜてはいけません。どちらかに統一する必要があります。
また、ファイル名に日付と金額を入れて、取引先ごとにフォルダを分けるという方法でもOKとされています。

具体例

書類ファイル名
2026年10月31日、株式会社サンプルの領収書 11,000円20261031_株式会社サンプル_11000.pdf
2026年11月5日、ABC商事の請求書 55,000円20261105_ABC商事_55000.pdf
2026年11月12日、海外サービスの請求書 20ドル20261112_Example Inc_20.00_USD.pdf

付けるときの5つのコツ

  • 日付は8桁（例：20261031）で先頭に：名前順に並べるだけで日付順になります。
  • 金額は数字だけ：「11,000円」ではなく 11000。カンマや「円」は入れません。
  • 区切りは「_（アンダースコア）」で統一：途中で「-」が混ざると規則がくずれます。
  • 取引先の書き方をそろえる：「㈱サンプル」「株式会社サンプル」「サンプル」が混ざると、探したときに漏れが出ます。
  • ファイル名に使えない記号を入れない：/ \ : * ? " < > | はWindowsなどで使えません。

「金額は税込？ 税抜？」

これもよく聞かれる疑問ですね。
国税庁は、帳簿のつけ方（税込で経理しているか、税抜で経理しているか）に合わせるのが基本としつつ、受け取ったデータに書かれている金額をそのまま使ってもかまわないとしています。
迷ったら「請求書に書いてある合計金額」で統一しておけば大丈夫です。

1つのPDFに請求書が何枚も入っていたら？

この場合は、中身を変えずに1取引ずつPDFを分割して、それぞれに規則どおりのファイル名を付ける方法が示されています。
1ファイルに何枚も入ったままだと、探しても「その1枚」にたどりつけないからです。

よくある勘違い③「ファイル名を変えたら、対応完了！」

ここがいちばん大事な注意点です。

ファイル名のルールが満たしているのは、第4章の3つのルールのうち③の「検索性」だけです。
国税庁が「特別なソフトを使っていない個人事業主」向けに示している方法も、次の3点セットになっています。

  1. ファイル名に、規則性をもって内容を書く
  2. 「取引先ごと」「月ごと」などのフォルダに入れて保存する
  3. 事務処理規程を作って備え付け、そのとおりに運用する

つまり、ファイル名だけ整えても、事務処理規程（①真実性）がなければ不十分なんです。
加えて、税務調査で「データを出してください」と言われたら、すぐ提出できるようにしておくことも前提になります。

第7章 そもそも「すぐ探せる」ルールがいらない人もいる

ここまで読んで「ファイル名を付けるの、けっこう大変だな…」と思った人に朗報です。
次のどれかにあてはまる人は、第5章の検索のルールがまるごと不要になります。

ケース条件
ケース12年前（個人は前々年、法人は前々事業年度）の売上高が5,000万円以下で、税務調査のときにデータの提出（ダウンロードの求め）に応じられる
ケース2売上の大きさに関係なく、データを印刷して「日付順・取引先ごと」に整理した紙をすぐ出せるようにしてあり、さらにデータの提出にも応じられる
ケース3開業したばかりで、「2年前」がない（個人は開業1年目と2年目、法人は1期目と2期目）

ケース1の「売上高」は、消費税を抜いた金額で判断します。また、消費税がかからない売上（非課税売上）も含めて計算する点に注意してください。
ちなみに、この「5,000万円」は2024年1月以降の取引についての金額で、それより前は「1,000万円」でした。古い記事では1,000万円のままになっていることがあるので気をつけましょう。

ただし、「保存しなくていい」わけではない

ここも誤解しやすいところです。
ケース1〜3で不要になるのは、あくまで「すぐ探せる」ルールだけ。
データを保存する義務や、①真実性（事務処理規程など）・②可視性のルールはそのまま残ります。

それでも、ファイル名をそろえておくと、あとで自分が探すとき、税理士さんに渡すとき、そして売上が増えて5,000万円を超えたときに、ぐっと楽になります。

第8章 どうしても準備が間に合わない人は？

「システムや作業の流れを整える時間がない」という人のために、2024年1月からは「猶予（ゆうよ）措置」というしくみもあります。

次の条件を満たせば、ここまでの保存のルールを満たしていなくても、データを保存しておけばOKとされます。

  • ルールどおりに保存できなかったことに「相当の理由」がある（例：システムや作業の流れの準備が間に合わない）
  • 税務調査のときに、データそのものと、それを印刷した紙の両方を出せるようにしておく

税務署への事前の申請はいりません。
ただし、この猶予措置でも「紙だけ残してデータは消す」はNGです。準備が整って事情がなくなれば、その後の取引には使えなくなる点も覚えておきましょう。

第9章 何年取っておけばいいの？

保存期間は、紙のときと同じく税金の法律で決まっています。

  • 法人：原則7年
  • 個人事業主：書類の種類などによって5年または7年

個人事業主は書類によって年数が分かれていてややこしいので、迷ったら7年残しておくのが安全です。

まとめ：結局、何をすればいいの？

最後に、ここまでの話を3行にまとめておきましょう。

  1. データで受け取った請求書・領収書は、データのまま保存する（紙だけはNG）
  2. 国税庁のひな形を使って「事務処理規程」を作り、そのとおりに運用する（書きかえ防止）
  3. ファイル名を「日付_取引先_金額」でそろえる（売上5,000万円以下なら必須ではないが、やっておくと後が楽）

今日からできるチェックリスト

  • 2年前の売上高が5,000万円以下かどうか確認した
  • 国税庁の事務処理規程のひな形をダウンロードして、日付を入れて保管した
  • 電子取引のデータを入れるフォルダを決めた（例：「取引先ごと」や「月ごと」）
  • ファイル名のルール（日付の書き方・取引先の書き方）を決めた
  • 「紙だけ残してデータは消す」をやめた

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ルールはシンプルでも、毎月何十枚もの書類に手でファイル名を付けていると、日付の桁がずれたり、金額にカンマが入ったり、取引先の書き方がぶれたりしがちです。

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※ファイル名を整えるだけでは「すぐ探せる」ルールにしか対応できません。事務処理規程の作成・運用もあわせて行ってください（第6章「よくある勘違い③」参照）。

参考資料

※この記事は2026年11月時点の国税庁資料にもとづいています。制度は改正されることがあるため、最新の情報は国税庁のホームページで確認してください。個別のケースの判断は、税理士や税務署にご相談ください。